Allez hop, on remballe sa crème solaire, ses chaussures de rando ou ses palmes et on reprend le chemin du bureau la tête plein de nouvelles résolutions. Car, il faut l’avouer, ce n’est pas en janvier, le foie engraissé et la vitamine D en berne, que notre motivation est à son paroxysme. Retrouvons cette énergie ingénue de la rentrée scolaire, telle une madeleine de Proust aux odeurs de trousse et de nouveaux stylos. Ah! Et n’oublions pas la pièce maîtresse de la liste de fournitures: le fameux agenda, talisman de la réussite future.

 

Car le secret est bien là: une rentrée réussie passe par une organisation méthodique et par des outils habilement choisis.

C’est décidé je m’organise en mode collaboratif

Des outils comme Slack, Trello ou Wrike nous amènent à une organisation de travail en mode projet: gestion de tâches, to-do-list, communication instantanée et partage uniforme de l’information…

Ce sont des plateformes dites collaboratives, accessibles depuis ordinateur ou smartphone, elles sont généralement gratuites jusqu’à un certain niveau de fonctionnalités. Enfin, la plupart des plateformes en ligne permettent de connecter ses différents outils comme Salesforce, Dropbox, Twitter, Google Drive et même vos applications maison par API. Un atout pertinent afin de pouvoir centraliser ses infos en un seul endroit.

  • Slack: l’outil qui promet d’alléger nos boîtes de réceptions.

Cet outil est ouvert au public depuis février 2014 et a tout suite créé l’engouement en promettant d’alléger les boîtes e-mails des utilisateurs. Le principe est d’organiser les conversations selon des chaînes ou des groupes, de partager des documents entre utilisateurs et donc de retrouver plus facilement l’information, ce qui est plus compliqué dans une messagerie surchargée.

  • Trello: le kanban des listes de tâches

Ici la plateforme en ligne joue les tableaux à post-it géants. A cela près que les post-its ne peuvent pas se décoller et tomber inopinément dans la poubelle…  

Inspirée par la méthode agile Kanban, l’idée est de pouvoir organiser n’importe quel projet avec des cartes symbolisant des tâches que l’on peut assigner à un ou plusieurs utilisateurs. Il est d’ailleurs plus adapté à des équipes de taille limitée, sinon les listes deviennent infinies et compliquée à la lecture.

Le gros avantage de ce type d’outil est d’éviter des réunions inutiles. Chaque membre d’un projet met à jour ses cartes dans le tableau de bord et cela avertit les autres membres. Moins besoin de réunions de mise à jour qui commence par “Bon alors, on va reprendre les points un par un: on en est où sur…” Autant faire une pause et lire A la recherche du temps perdu… La concentration reste dans l’action et la communication est transparente.

  • Wrike: le plus complet

Wrike, quant à lui, propose une solution ultra complète de gestion de projet et de travail collaboratif. Il permet de gérer tâches, sous-tâches et calendrier en équipe et même en transverse, de partager des documents et de créer des forums autour des projets. Il existe aussi une fonction tableau Gantt pour les plus avertis. Un peu plus long à la prise en main car très complet.

Il est prévu que notre équipe marketing et digitale intègre cet outil, nous vous ferons un retour d’expérience dans quelques semaines. (Mais pas en janvier, vous aurez compris que l’auteure de ces lignes n’affectionne pas particulièrement ce mois-ci ;-))

Nous pouvons maintenant appréhender la rentrée avec les meilleures intentions. Moins de réunions, moins de “non lus”, plus d’efficacité…

Reste à pumper notre motivation, pour que notre envie d’efficacité soit plus forte que celle de procrastiner ou de trier nos photos de vacances…

 

Pour finir, en cadeau de lecture de bas de page, voici une petite pépite: la machine anti-procrastination de l’agence Merci Alfred. Parce que c’est encore le mois d’août alors on a le droit…

La machine anti-procrastination.